Devet savjeta za učinkovitije sastanke

Učinkoviti sastanci su osnovni preduvjet za postizanje željenih ciljeva. Sastanci su jedino mjesto/način za donošenje odluka. A bez odluka nema niti života niti razvoja.

Vještine sudjelovanja/vođenja učinkovitih sastanaka se mora učiti, nema prirodno talentiranih osoba za učinkovito sudjelovanje/vođenje sastanaka. Svaki sastanak ima tri faze: Pripremu, tijek i aktivnosti poslije sastanka. Najvažnija faza sastanka je priprema sastanka i o njoj dominantno ovisi uspjeh sastanka.

Nažalost u praksi je lako utvrditi kako je faza pripreme za sastanak najzanemarenija s očitim posljedicama kako imamo dominantno neučinkovite sastanke.

Savjeti za učinkovitije sudjelovanje/vođenje su poticaji i pomoć u pripremi, tijeku i aktivnostima poslije sastanka.

Ovi savjeti su jedan od “alata” kako da postanete stručnjak za učinkovite sastanke. Oni će omogućiti vaš puni doprinos razvoju vaših oblika zajedništva (grupe, organizacije i zajednice) u kojima djelujete, osigurati vašu prepoznatljivost u zajedništvima u kojima djelujete i izvan njih te vam omogućiti uspješan osobni razvoj i napredovanje u karijeri.

sastanak-2

Evo nekoliko savjeta za učinkovitije sudjelovanje/vođenje sastanaka tijekom pripreme sastanka koji su dani kroz devet elemenata pripreme za sastanak:

Inicijativa za sastanak

> Kada organizirate sastanak, postavite si pitanje: “Mogu li se stvari riješiti bez sastanaka”?
> Izbjegavajte klasični sastanak (fizičko okupljanje) ako se ista informacija može dati putem memoranduma, e-maila, kratkog izvještaja ili se povezati virtualno.
> Inicijativa za sastanak mora imati uporište u rješavanju strateških problematika ili iznenadnih situacija koja traže donošenje odluka.

Cilj i svrha sastanka

> Nemojte sazvati sastanak bez svrhe; ako je moguće napišite je.
> Prije početka sastanka svima mora biti jasno koji je cilj i svrha sastanka.
> Prije svakog sastanka moraju biti iskazani željeni (očekivani) rezultati.
> Ako želite dati samo informacije, učinite to na drugi način i ne sazivajte sastanak. Umjesto za nepotreban sastanak, iskoristite to vrijeme za sebe ili za važne aktivnosti.

Dnevni red

> Sastavite dnevni red koji je optimalan za predviđenu dužinu trajanja sastanka: niti preobilan, niti prekratak.
> Svim sudionicima sastanka dnevni red mora biti dostavljen najkasnije tri dana prije početka sastanka. Morate imati dovoljno vremena za pripremu.
> Ako ste voditelj nemojte nenajavljeno i ishitreno stavljati teške teme na dnevni red. Sudionici ne smiju biti iznenađeni i zatečeni. Neće se na taj način stići do kraja pripremiti za sastanak.
> Nemojte da dnevni red ima previše točaka.
> Odredite prioritete u dnevnom redu. Prvo rješavajte najvažnije stvari.
> U dnevnom redu za sastanak obvezno treba biti naznačeno planirano vrijeme za sastanak. Na taj način će se sudionicima sastanka omogućiti precizno planiranje vremena poslije sastanka.

Sudionici sastanka

> Kada se na sastanku donosi strateška odluka, a ishodi su očekivani, pozovite na sastanak predstavnike glasila. Promocije nikada dosta, pogotovo kada je besplatna.
> Neaktivne članove na korektan način potičite da daju doprinos rezultatima sastanka.
> Vanjske stručne osobe pozovite na sastanak da sudjeluju samo u onim točkama dnevnog reda za koje su pozvani.
> Podsjetite na odgovarajući način sve sudionike neposredno prije sastanka kako bi dodatno osigurali dolazak na sastanak.
> Imajte na umu kako pojedini sudionici sastanka izbjegavaju sastanke – pronađite način da ih preduhitrite i obvežete na dolazak. Svako odsustvo sudionika sastanka će umanjiti njegovu uspješnost.

Pozivi za sastanak

> Osigurajte prikladno vrijeme za sastanke koje svima ili većini odgovara.
> Na pozivu za sastanak stavite nekoliko pitanja (najviše 5) kao poticaj za pripremu, raspravu i odluke.
> Prakticirajte da ponekad ili po potrebi uz pozive za sastanak dostavite i Pravila rada sudionika sastanka ili najvažnije odredbe iz njih, a koje će biti važne za sljedeći sastanak.
Ovo je potrebno učiniti s osobama koji nisu članovi grupe, a imaju interes da se upoznaju s pravilima rada (eksperti koji sudjeluju na sastanku, rukovoditelji, vlasnici, novinari i drugi).
> Za svaku točku dnevnog reda pozivu za sastanak naznačite što se od sudionika očekuje: rasprava, izvješće, glasovanje, postavljanje pitanja, davanje odgovora, iznošenje prijedloga…
> Poziv za sastanak mora biti tako sastavljen da je svakom sudioniku sastanka jasno zašto se sastanak saziva i što se na njemu treba dogoditi.
> Izrada dnevnog reda se radi prema proceduri za izradu poziva za sastanak koji je kompilacija najboljih rješenja u interesu oblika zajedništva. Dnevni red je proizvod koji se temelji na znanjima i vještinama uz praktična rješenja koja su specifična za oblik zajedništva.

Materijali za sastanak

> Kada pripremate izvješće, pitajte se: Hoće li svi razumjeti ovo izvješće? Potrudite se da su zaključci prilagođeni svim sudionicima sastanka.
> Pripremite dodatne informacije za pojedine točke dnevnog reda i dostavite ih sudionicima sastanka. Sastanak će biti učinkovitiji i uštedjet ćete vrijeme svim sudionicima.

sastanak-1

Uređivanje mjesta za sastanak

> Provjerite i osigurajte rezervnu opremu i materijale potrebne za sastanak (LCD projektor, flip chart, Power Point prezentacije, materijale za dodatne sudionike sastanka i drugo).
> Osigurajte optimalne uvjete za sastanak (temperatura, svjetlo, stolovi i stolice, osvježenje, oprema za prezentaciju i drugo).
> Ako su sastanci redoviti ne mijenjajte lokaciju i vrijeme održavanja sastanaka ako je to moguće osigurati.

Aktivnosti prije sastanka

> Koristite unaprijed pripremljena pitanja koja ćete postaviti na sastanku kao moćan alat za poticanje dinamike rada, vašu prepoznatljivost, aktiviranje neizvršenih obveza s prethodnih sastanaka, pokretanje “zaboravljenih” aktivnosti i uklanjanje prepreka i otpora u radu organizacije.
> Pripremite se za svaki sastanak. Sastanak je prilika za aktivnosti i rezultate (osobne i zajedništva).
> Čim ste sigurni da ne možete sudjelovati na sastanku iz objektivnih razloga, informirajte relevantnu osobu o vašem neizbježnom odsustvu.
> Svaki član grupe mora neizostavno najaviti svoj izostanak sa sastanka i dobiti odobrenje voditelja za izostanak.
> Ako ste odsutni sa sastanka, a imate interes ili se od vas očekuje doprinos – dostavite dopis svim sudionicima s vašim promišljanjima. Ako vaše mišljenje dostavite samo voditelju sastanka, manje je učinkovito i nećete kvalitetno i u potpunosti informirati sve članove grupe (vjerojatno se vaš pismeni prilog neće u cijelosti čitati).
> Kada kod pripreme sastanka uočite da nemate dovoljno informacija za donošenje odluka, obavijestite voditelja o problemu i dogovorite se o načinu dobivanja potrebne informacije. Ako je to problem i za ostale sudionike sastanka, neka voditelj organizira dostavu neophodnih informacija. Nedopustivo je da sudionik dođe na sastanak nepripremljen. Uručenje materijala na sastanku je prekasna i neodgovarajuća.
> Kontaktirajte sa što više relevantnih osoba prije sastanka.
> Zadužite što više sudionika za pripremu sastanka.
> Ako je sastanak važan, pokušajte ga simulirati u mislima (načinite zapis na papiru) na koji način se može odvijati prema vašim saznanjima i dosadašnjem iskustvu. Uočene nedostatke, nedorečenosti, opasnosti, … otklonite prije sastanka.
> Za predstojeći sastanak nastojite sakupiti što više informacija koje će vam pomoći kod donošenja odluka.
> Ako smatrate da je odluka donesena “unaprijed” (prije rasprave i glasovanja), a vama to ne odgovara, napravite simulaciju sastanaka uvođenjem novih parametara koji će omogućiti donošenje odluke koju vi priželjkujete (uvijek se nađu rješenja).
> Pogledajte zapisnike s prethodnih sastanaka i pronađite imaju li poveznice s nastupajućim sastankom. Ako imaju, utvrdite može li se to saznanje iskoristiti na sastanku za kojeg se pripremate.

Interesi

> Za sastanke za koje nemate interes ili ste zauzeti, a pozvani ste kao gost, delegirajte neku drugu osobu iz organizacije.
> Promislite je li nužno da prisustvujete svakom sastanku.
> Preuzmite odgovornost da sastanak bude uspješan. Neuspješan sastanak je vaš osobni neuspjeh. Cijenite svoje vrijeme.

Zaključak

Bez učinkovitih sastanaka pojedinci i oblici zajedništva u kojima djeluju (grupe, organizacije i zajednice) ne mogu biti uspješni.
Ključni preduvjet za uspješan sastanak je u valjanoj pripremi za sastanak. Svaka improvizacija tijekom pripreme sastanka će se višestruko negativno manifestirati prvo tijekom sastanka, a zatim u aktivnostima poslije sastanka. Priprema sastanka je vještina koja se mora učiti i prakticirati.

Model univerzalne izvrsnosti – MUI © 2007 je cjelovito prikazan u knjizi „MUI KNJIGA ZA USPJEH“. Više o knjizi pogledajte na: http://www.portalalfa.com/mui_knjiga_za_uspjeh

Milan Grković
Autor i trener Modela univerzalne izvrsnosti – MUI